Jak mówić o KSeF po angielsku?

W tym artykule podaję najważniejsze zwroty dotyczące KSeF po angielsku, które przydadzą się w rozmowie z zagranicznym klientem, partnerem czy też zagranicznym właścicielem Twojej spółki. Poznasz angielskie wyrażenia związane z wystawianiem faktur w KSeF oraz jak rozmawiać o problemach z obsługą systemu.

Krajowy System e-Faktur, czyli narzędzie do automatycznego generowania i wystawiania faktur elektronicznych, będzie obowiązywać w Polsce od lipca 2024, dlatego warto już dzisiaj poznać słownictwo, dzięki któremu komunikacja będzie łatwiejsza.

KSeF to skrót od „Krajowy System e-Faktur” i zastosujemy go w dwóch kontekstach:

1. kiedy mówimy o nazwie platformy do wystawiania i otrzymywania e-faktur – w tym przypadku jest to nazwa własna (tak jak nazwisko) więc raczej go nie tłumaczymy.
   • “During negotiations with our international partners, we emphasized the importance of issuing our e-invoices in KSeF.” – “Podczas negocjacji z naszymi międzynarodowymi partnerami podkreślaliśmy znaczenie wystawiania naszych e-faktur w KSeF”.
   • “A client from abroad inquired about the process, and we assured them they could easily download the e-invoice from KSeF.” – “Klient z zagranicy zapytał o ten proces, a my zapewniliśmy go, że może łatwo pobrać e-fakturę z KSeF”.
2. kiedy mówimy o systemie jako rozwiązaniu, które trzeba wyjaśnić zagranicznemu klientowi – w tym przypadku możemy przetłumaczyć jego pełną nazwę na 3 sposoby, ale każdy z nich oznacza ten sam system:
   • National System of e-Invoices
   • National e-Invoice System
   • National e-Invoicing System

Aby zalogować do platformy Ksef, musimy najpierw otrzymać do niej dostęp (access to KSeF) A zrobimy to bezpośrednio na platformie KSef przy użyciu uwierzytelnienia (authentication) poprzez jedną z trzech metod:

• Profil Zaufany – Trusted Profile
• kwalifikowany podpis elektroniczny – qualified electronic signature
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna – qualified electronic seal.

Możemy też użyć do tego celu jeden z wielu programów komercyjnych (commercial software) aby ułatwić sobie drogę logowania.

Pozostałe przydatne zwroty dotyczące dostępu do KSeF po angielsku:

• uwierzytelnić logowanie – authenticate login / logging
• zintegrować z innym programem – integrate with another application
• nadać uprawnienia do KSeF – to grant access rights to KSeF
• odebrać uprawnienia do KSeF – to withdraw/revoke access rights to KSeF
• udostępnić oprogramowanie klientowi – to provide software to the client
• wyznaczyć określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF – designate (appoint) a specific individual to use KSeF
• upoważnić kogoś do pełnego dostępu do KSeF – authorize someone to have full access to KSeF
• Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu – authorization granted in conjunction with the so-called signature fingerprint
• niedostępność systemu KSeF – KSeF system unavailability

Przykładowe zdania do wykorzystania:

• To gain access to KSeF, we followed the authentication process using a Trusted Profile on the platform. – Aby uzyskać dostęp do KSeF, przeszliśmy proces uwierzytelniania przy użyciu profilu zaufanego na platformie.
• Our team successfully integrated the system with another application, streamlining the workflow for invoice management. – Nasz zespół z powodzeniem zintegrował system z inną aplikacją, usprawniając przepływ pracy w zakresie zarządzania fakturami.
• Our IT department is working on a solution to authenticate login/logging seamlessly. – Nasz dział IT pracuje nad rozwiązaniem umożliwiającym bezproblemowe uwierzytelnianie logowania.
• As part of our commitment to data security, we provided software to the client for secure access to KSeF. – W ramach naszego zaangażowania w bezpieczeństwo danych dostarczyliśmy klientowi oprogramowanie zapewniające bezpieczny dostęp do KSeF.
• We designated a specific individual to use KSeF, ensuring accountability in the invoice management process. – Wyznaczyliśmy konkretną osobę do korzystania z KSeF, zapewniając odpowiedzialność w procesie zarządzania fakturami.
• Authorization granted in conjunction with the so-called signature fingerprint ensures a robust access control mechanism. – Autoryzacja przyznana w połączeniu z tak zwanym odciskiem palca podpisu zapewnia solidny mechanizm kontroli dostępu.
• During the temporary unavailability of the KSeF system, our team followed the predefined procedures to manage the situation effectively. – Podczas tymczasowej niedostępności systemu KSeF nasz zespół postępował zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi procedurami, aby skutecznie zarządzać sytuacją.

Faktura to invoice, a faktura elektroniczna to e-invoice. A jakie określenia faktury możemy znaleźć w Krajowym Systemie e-Faktur?

• faktura ustrukturyzowana –  structured invoice
• faktura w formacie XML – an invoice in XML format
• faktura offline – an offline invoice
• faktura konsumencka (faktura na rzecz konsumenta) – a consumer invoice
• faktura zagraniczna – a foreign invoice
• faktura pozaksefowa – an invoice issued outside of KSeF
• faktura korygująca – a correcting invoice
• korekta faktury – an invoice correction

Przykładowe zdania do wykorzystania:

• When discussing our financial reports in English, we highlighted the significance of a structured invoice in KSeF. – Omawiając nasze raporty finansowe w języku angielskim, podkreśliliśmy znaczenie ustrukturyzowanej faktury w KSeF.
• Our foreign subsidiaries easily understood the concept of an invoice in XML format when transitioning to the KSeF system. – Nasze zagraniczne oddziały z łatwością zrozumiały koncepcję faktury w formacie XML podczas przechodzenia do systemu KSeF.
• We clarified the difference between a consumer invoice and a foreign invoice during the international training session. – Podczas międzynarodowej sesji szkoleniowej wyjaśniliśmy różnicę między fakturą konsumencką a fakturą zagraniczną.

A teraz co możemy zrobić z fakturami po angielsku?

• wystawić fakturę w KSeF – to issue an invoice in KSeF
• wystawić fakturę poza KSeF – to issue an invoice outside of KSeF
• oznaczyć fakturę kodem QR – to mark an invoice with a QR code
• odebrać fakturę – receive an invoice
• wygenerować fakturę – generate an invoice

Przykładowe zdania:

• To comply with regulations, we consistently issue invoices in KSeF for all transactions within the country. – Aby zachować zgodność z przepisami, konsekwentnie wystawiamy faktury w KSeF dla wszystkich transakcji w kraju.
• In certain cases, where regulatory requirements differ, we may need to issue an invoice outside of KSeF. – W niektórych przypadkach, gdy wymogi regulacyjne różnią się, możemy być zmuszeni do wystawienia faktury poza KSeF.
• Implementing a QR code on each invoice ensures easy tracking and traceability for our clients. – Wdrożenie kodu QR na każdej fakturze zapewnia łatwe śledzenie i identyfikowalność dla naszych klientów.

I inne ciekawe wyrażenia dotyczące faktur w KSeF po angielsku:

• obowiązek wystawiania faktur w KSeF – obligation to issue invoices in KSeF
• samofakturowanie – self-invoicing
• wizualizacja faktury – invoice visualization
• data przydzielenia numeru KSeF do faktury – date of assigning the KSeF number to the invoice
• procedura odbioru e-faktur – e-invoice reception procedure
• numer identyfikacyjny KSeF – KSeF identification number
• data i godzina przetworzenia faktury przez system – date and time when the invoice was processed by the system.

Przykładowe zdania:

• During the audit, we emphasized our obligation to issue invoices in KSeF, showcasing our commitment to compliance. – Podczas audytu podkreśliliśmy nasz obowiązek wystawiania faktur w KSeF, pokazując nasze zaangażowanie w przestrzeganie przepisów.
• Self-invoicing is a method of invoicing where the buyer of goods or services prepares the invoice on behalf of the seller.  – Samofakturowanie to metoda fakturowania, w której nabywca towarów lub usług przygotowuje fakturę w imieniu sprzedawcy.
• Our finance team utilizes advanced tools for invoice visualization, enhancing transparency and accountability. – Nasz zespół finansowy wykorzystuje zaawansowane narzędzia do wizualizacji faktur, zwiększając przejrzystość i odpowiedzialność.
• The date of assigning the KSeF number to the invoice is crucial information for our accountants, as it is the factual date of issuing of the invoice according to the VAT act. – Data przypisania numeru KSeF do faktury jest kluczową informacją dla naszych księgowych, ponieważ jest to faktyczna data wystawienia faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
• Our team follows a well-defined e-invoice reception procedure, minimizing errors and ensuring a smooth workflow. – Nasz zespół postępuje zgodnie z dobrze zdefiniowaną procedurą odbioru e-faktur, minimalizując błędy i zapewniając płynny przepływ pracy.
• Each invoice generated through KSeF is assigned a unique KSeF identification number for reference and tracking purposes. – Każdej fakturze wygenerowanej za pośrednictwem KSeF przypisywany jest unikalny numer identyfikacyjny KSeF do celów referencyjnych i śledzenia.
• Knowing the date and time when the system processed an invoice is vital for maintaining an accurate financial timeline. – Znajomość daty i godziny przetworzenia faktury przez system jest niezbędna do utrzymania dokładnego harmonogramu finansowego.

Podsumowując, w artykule “KSeF po angielsku – przydatne zwroty” przedstawiłam kluczowe wyrażenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Obejmuje on tłumaczenia nazwy systemu, dostęp do platformy, oraz rodzaje faktur w języku angielskim. Uwzględniając obowiązek wprowadzenia systemu w Polsce od lipca 2024, warto przyswoić sobie tego rodzaju słownictwo już dziś.